Boekhouden met excel versus boekhoudprogramma: voordelen en nadelen

Een punt voor veel ondernemers die net beginnen, ZZP, MKB is wat voor systeem gaat men gebruiken om de administratie bij te houden. De meeste beginnende ondernemers hebben het niet al te breed en zijn op zoek naar een zo goedkoop mogelijke oplossing. Dit betekent doorgaans dat de boekhouding uitbesteden aan een echte boekhouder te duur is. Of welke ondersteuning door een menselijke partij dan ook, de uren van Nederlandse boekhoud professionals is gewoon te duur. Zelfs als het een kleine administratie betreft.

In principe kan men de boekhouding geheel doen, en vele doen dit. De kwestie is dan kiest men voor Excel of voor een toegewijd boekhoudprogramma? Laten we eerst de voordelen van Excel benoemen. Excel zit op vrijwel ieder toestel, van PC tot laptop tot smartphone. Soms komt het zelfs erbij, gratis, bijgeleverd bij de hardware. Het is een zeer bekend programma. En wordt ook voor vele andere taken dan boekhouding gebruikt. Het is dus zeer toegankelijk. Men kan ook opmerken dat gebruiksvriendelijk is. Microsoft sleutelt al decennia aan dit spreadsheet programma, en dat is te zien, het is een makkelijk programma in gebruik. Tegenwoordig met integratie met OneDrive en andere Microsoft diensten zoals Outlook, is het helemaal makkelijk. Ten derde het is goedkoop zoals vermeld eerder het zit al standaard op veel laptops, en zo niet dan is een abonnement op Office 365 vrij goedkoop, minder dan 10 Euro en dan kan men ook nog eens profiteren van andere applicaties zoals Word en Powerpoint. Nadelen? Boekhouden met excel is vrij foutgevoelig, bron. Een type fout is al snel gemaakt, en dat kan desastreuze gevolgen hebben. Verder is er weinig automatie ingebouwd specifiek voor administratie en belastingzaken.

Dan zijn er ook toegewijde boekhoudprogramma’s op de markt. Die schieten als paddenstoelen uit de grond. Deze hebben als voordeel dat ze volledig online zijn, maar op zich kan men aantekenen dat dit ook geldt voor Office 365. Alles staat in de cloud en in geval diefstal of crash van het toestel waar de bestanden op staan dan is er altijd een backup voor handen. Verder is er veel automatie ingebouwd, waardoor ondernemers beduidend minder tijd kwijt zijn aan de boekhouding. Er zijn twee programma’s op de markt die een gratis proefaccount aanbieden, dat zijn Acumulus en e-Boekhouden, bron. Sowieso zijn programma’s voordelig, minder dan een tientje per maand kost een abonnement. E-boekhouden is officieel aanbevolen door de Nederlandse Belastingdienst. En Acumulus kent ook veel goede beoordelingen door administratie professionals. Beide zouden een prima keuze kunnen zijn, maar men moet dit zelf aanvoelen bijvoorbeeld met de gratis proef accounts. Of men boekhouden met Excel of genoemde programma’s fijner vindt, dat is een persoonlijke kwestie. We hopen met deze tips en voordelen en nadelen u in ieder geval beter geïnformeerd te hebben, zodat u zelf u keuze kunt maken.