Tips om als ondernemer goed te archiveren

Als ondernemer heb je te maken met regels, wetten, financiën, verzekeringen en personeel. Deze onderdelen produceren heel veel papier en je wilt dit overzichtelijk en goed bewaren. Een multomap kan heel handig zijn, maar het is niet een hele slimme manier van bewaren. Archiefbeheer is een goede manier voor ondernemers om hun papieren te bewaren. Een aantal tips om als ondernemer goed te archiveren.

Het bewaren van alleen definitieve versies

Het is zo dat je als ondernemer veel moet bewaren, maar het beste is om niet alles te bewaren. Heeft een document meerdere versies, dan doe je er verstandig aan om alleen de definitieve versie te bewaren. Je archiveert dan ook pas als je dossier compleet en afgerond is. Dit scheelt je heel veel ruimte en je krijgt helderheid in je archieven.

Het aanhouden van een logische structuur

Wil je je archief overzichtelijk houden, dan begin je met een logische structuur. Zo deel je je papieren op in verschillende categorieën die van belang zijn voor je bedrijf. Begin met het noteren van onderwerpen die in je documenten voorkomen. Met deze hoofdcategorieën kun je subcategorieën maken. Je richt daarna de subcategorieën in aan de hand van een volgorde. Je kunt kiezen uit een alfabetische volgorde of een chronologische volgorde. Gebruik je documenten regelmatig, dan is het slim om gebruik te maken van een actief en passief archief. Bij het ene archief bewaar je veel gebruikte documenten en bij het andere archief minder gebruikte documenten. Een handige tip is om de categorie diversen niet te gebruiken. Dit wordt na verloop van tijd een verzamelbak van alles en nog wat en dat wil je niet hebben.

Zorg dat je regelmatig archiveert

Het gevaar van archiveren is dat je onnodige documenten, of te veel documenten, bewaart. Wil je je archief, via bijvoorbeeld View.nl, zo schoon en overzichtelijk mogelijk houden? Dan zul je regelmatig je archief moeten opruimen en controleren. Dat betekent dat je een keer in een half jaar je papieren of documenten controleert om te kijken of ze nog belangrijk zijn voor je bedrijf. Zodoende bewaar je niet meer documenten dan dat je nodig hebt en blijft je archief een geordende en nette plek voor iedereen.